Jak zorganizować event online, który przyciągnie tłumy?

Czy zastanawiałeś się kiedyś nad tym, jak stworzyć wydarzenie (prywatne czy też firmowe), którym zainteresowałyby się tłumy? A może Twoja działalność sprawia, że organizacja takich wydarzeń jest dla ciebie sprawą kluczową i bez niej Twoja zawodowa praca bądź realizacja pasji jest znacznie utrudniona, lub wręcz niemożliwa? Jeżeli tak, to na pewno już dobrze przeanalizowałeś wszelkie elementy dobrze zorganizowanego, interesującego eventu, który ma szansę przyciągnąć sporą rzeszę gości.

A co w sytuacji konieczności organizacji eventu online?

Sprawa natomiast skomplikowała się nieco w trakcie i tuż po pandemii – sytuacja w kraju i na świecie wymusiła zmianę formy wydarzeń firmowych bądź prywatnych z tradycyjnej na online. Wiele osób organizujących spotkania branżowe nieco się w tym zagubiło, bo o ile doskonale wiedzieli, jak tradycyjnym eventem przyciągnąć tłumy, w sytuacji ograniczeń kontaktów społecznych wyłącznie do działalności internetowej – dotychczasowe doświadczenia zawiodły.

W dzisiejszym artykule przyglądniemy się zatem, jak zorganizować wydarzenie online, aby wzbudzić nim zainteresowanie gości i o którym będą rozprawiać jeszcze kolejne pokolenia.

Podstawa to informacja. Poinformuj gości o wydarzeniu online

Tak jak w przypadku wydarzeń stacjonarnych, tak samo w obszarze tych online, niezbędne jest odpowiednie wypromowanie eventu. Aby w naszej konferencji, koncercie, wykładzie czy innym wydarzeniu zechciało wziąć udział wiele osób – muszą przede wszystkim o tym wydarzeniu wiedzieć. Paradoksalnie, internet oraz wszelkie media społecznościowe bardzo ułatwiają tutaj zadanie. Często przy pomocy jednego kliknięcia w grupie odpowiednich, zainteresowanych wstępnie tematem osób, możesz rozsiać informację o planowanym evencie do szerokiej grupy odbiorców. Zwróć uwagę ponadto na ogromne oszczędności w tym zakresie: nie musisz (choć oczywiście również możesz) drukować plakatów czy ulotek i dystrybuować ich na mieście, zatrudniać hostess czy inwestować w promocyjne gadżety. W temacie promocji wydarzeń – zdecydowanie 1:0 dla internetu.

Przygotuj plan wydarzenia, aby każdy wiedział, co go czeka

Aby organizowany przez ciebie event miał “wzięcie”, każdy jego uczestnik musi przynajmniej ogólnie wiedzieć, czego może się po nim spodziewać. Wtedy ma szansę podjęcia decyzji czy w ogóle danym tematem, formą jego przekazu czy pomysłem na wydarzenie jest zainteresowany. Daj ludziom tę możliwość – nie dość, że przyciągniesz swoim wydarzeniem sporą grupę odbiorców, to jeszcze będą to odbiorcy w 100% zainteresowani tym, co przedstawiasz.

Znajdź atrakcyjne miejsce, w którym będziesz organizował wydarzenie

Zastanów się – może wystarczy, że będzie to wnętrze Twego domu, a Ty weźmiesz gitarę i dasz niezwykły koncert, bądź będziesz czytał poezję ze swojego najnowszego tomu wierszy? Może idealna będzie niewielka sala wykładowa bądź konferencyjna, w której znajdziesz wszystkie sprzęty czy pomoce naukowe do przeprowadzenia Twojej prezentacji? A może nie ma innego wyjścia – niezbędnym stanie się wynajęcie profesjonalnego studia bądź nawet teatru, który zapewni Ci profesjonalne oświetlenie, nagłośnienie, a także wszelkie efekty dźwiękowo-wizualne, dzięki którym Twój internetowy event będzie jedyny w swoim rodzaju?

Wybierz odpowiednią platformę transmitującą Twój event online

Jeżeli wydarzenie, które zamierzasz zorganizować nie wymaga jakichś “fajerwerków” – wystarczy proste narzędzie umożliwiające uczestnikom obejrzenie eventu oraz ewentualną komunikację w formie zadania pytań. Jeżeli zaś planujesz wydarzenie obfitujące w szereg aktywności i integracji między uczestnikami – konieczna będzie inwestycja w platformy bardziej rozbudowane. Zastanów się, co w Twoim przypadku będzie rozwiązaniem optymalnym. Grunt to stworzyć uczestnikom eventu środowisko internetowe zbliżone do normalnego, w którym nie odczują dyskomfortu dzielącej wszystkich odległości.

Zainwestuj w dobrej jakości sprzęt audio i video

Tego tematu rozwijać szczególnie nie trzeba – stabilne połączenie internetowe oraz sprzęt audio-video najwyższej jakości to w przypadku eventów online podstawa. Bez tego nie ma szans na sukces wydarzenia.

Postaw na interakcję między uczestnikami eventu

Niezależnie od tego, jaką formę wydarzenia pragniesz zorganizować, interakcja między uczestnikami spotkania jest bardzo ważna. Prócz tradycyjnych rozmów na chatroomie możesz też zorganizować wśród słuchaczy quizy czy gry, a nawet – przy pomocy odpowiednich narzędzi – zaaranżować internetowy wieczorek taneczny. Takie działania z pewnością przyciągną sporą grupę odbiorców.

Eventy online – czy mają przyszłość?

Czy forma eventów online, a także międzyludzkich kontaktów internetowych pozostanie z nami na dłużej? Ciężko przewidzieć. Biorąc jednak pod uwagę tempo adaptacji społeczeństwa do nowych warunków, jak również to, że ludzie radząc sobie z pierwotnymi internetowymi ograniczeniami, w którymś momencie dostrzegli liczne plusy działalności stricte online, można przypuszczać, że część eventów już na zawsze pozostanie w sieci.

Publikacja powstała we współpracy z firmą Twój Event zajmującą się organizacją eventów i obsługą imprez firmowych.